シニア向けのサービスを運営している企業にとって、問い合わせ対応は重要な業務の一つです。しかし、電話対応が中心になると、対応時間が長くなったり、スタッフの負担が増えたりすることも少なくありません。
そこで、Hospiiを活用することで、問い合わせ対応を自動化し、業務の効率化を実現できます。
本記事では、Hospiiを使ったシニア向け問い合わせの自動化の仕組みと、具体的な活用方法について詳しく解説します。
よくある質問の自動対応で問い合わせを削減
シニア向けのサービスでは、「申し込み方法」「料金」「サービス内容」など、同じような質問が繰り返されることがよくあります。
よくある質問のぺージを作ってまとめていても、シニアにとっては探すのが大変で、結局電話やメールで問い合わせるという問題があります。そうなると業務の負担が大きくなる一方ですよね。
Hospiiを活用すると、よくある質問を含めたシナリオで自動回答できるため、スタッフが対応しなくても問題を解決できるケースが増えます。
▶ Hospiiでの対応方法
- 「よくある質問（FAQ）」の一部をHospiiに設定し、ユーザーが簡単に回答を得られる仕組みを作る
- 選択式の質問を用意し、シニアでも迷わず操作できるようにする
- 「質問一覧」を表示し、ユーザーが自分で回答を探せるようにする
営業時間外でも問い合わせを受け付ける仕組み
シニア世代は、必ずしも営業時間内に問い合わせをするとは限りません。夜間や休日に問い合わせをしたいというニーズも多くあります。
しかし、電話対応が必要な場合、営業時間外は対応ができないため、問い合わせが翌営業日に持ち越されることになります。
Hospiiを導入することで、営業時間外でも問い合わせを受け付け、基本的な質問に自動対応できます。解決できない場合は「折り返しお電話差し上げます」という返事をすることで、スタッフのタイミングで電話対応をすることができます。
▶ Hospiiでの対応方法
- 「営業時間外の対応は翌営業日に行います」と案内し、問い合わせを受け付ける
- 想定できる質問には自動回答し、すぐに解決できるようにする
- 必要な場合は、翌営業日にスタッフが確認し、適切に対応する
シンプルな入力フォームで問い合わせのハードルを下げる
シニア世代の方々は、長い入力フォームや複雑な操作を苦手とすることが多いです。そのため、問い合わせフォームが使いにくいと、途中で諦めてしまうこともあります。
Hospiiでは、シンプルで分かりやすい問い合わせフォームを提供し、シニアでもストレスなく入力できる環境を整えます。
▶ Hospiiでの対応方法
- 必要最低限の入力項目だけを設定し、シンプルなフォームにする
- 文字を大きくし、日頃つかうメッセージアプリのような感覚で使いやすくしている
- 1画面で完結するフォーム設計にし、スムーズな入力を案内する
よくある質問とその対応策
Hospiiを導入する際に、多くの企業が疑問に思うポイントについて解説します。
Q1. シニアの方でもHospiiを使いこなせますか？
シニア世代の方々の中には、「デジタル操作が苦手」と感じる方もいます。Hospiiはシンプルな操作性を重視しているため、問題なく利用できます。
▶ Hospiiでの対応方法
- 文字サイズを大きくし、視認性を向上
- シンプルな選択式の回答を用意し、迷わず操作できる設計にする
- 「次に何をすればよいか」を明確にし、案内を分かりやすく表示
Q2. 電話対応と併用できますか？
Hospiiに通話機能はございません。
すべての問い合わせを完全に自動化することはできませんので、電話が必要か不要かの回答をいただき、電話と併用してお問い合わせ対応をしていただく形をご提案しております。
▶ Hospiiでの対応方法
- まずHospiiで対応し、解決しない場合のみ電話対応に切り替える
- 「折り返し希望」の受付をHospiiで行い、スムーズに電話対応へ移行
- 問い合わせ履歴をスタッフと共有し、一貫した対応を実現
Q3. 導入にはどのくらい時間がかかりますか？
Hospiiは短期間で導入できるシステムのため、すぐに運用を開始できます。
▶ Hospiiでの対応方法
- 初期設定は弊社で対応！ヒアリングをさせていただきシナリオをご提案
- 設置したいページにコードを一文入力するだけ
- 30日のトライアル期間も実施中！
まとめ
Hospiiを活用することで
- よくある質問を抜粋して自動回答化し、問い合わせ対応の負担を軽減
- 営業時間外でも対話しているような接客で、機会損失を防き、満足度を高める
- シンプルなフォームで、シニアが迷わず問い合わせできる環境を提供
これにより、スタッフの業務負担を減らしながら、シニアのお客様にとっても使いやすい問い合わせ対応を実現できます。
「問い合わせ対応を自動化したい」「業務負担を減らしたい」とお考えの企業様は、ぜひHospiiの導入をご検討ください。
御社専用のサンプルも作成可能ですので、お気軽にお問い合わせください！
